Qué son los mapas de flujo de valor y cómo se diseñan

Todos sabemos que para que una empresa sea exitosa no hay fórmula secreta. Lo que sí que hay son multitud de fórmulas y optimizaciones constantes que tenemos que aplicar diariamente para conseguir llegar al éxito. Prueba y error, análisis, detección y aplicación.

Una de las fórmulas aplicada a menudo por las organizaciones es la erradicación de los desperdiciones en sus procesos. ¿Y cómo se consigue esto? Pues comprendiendo cuál es el flujo de trabajo y haciendo todo lo posible para mejorarlo.

Y exactamente para esto sirven los mapas de valor: para identificar qué áreas de mejora se pueden optimizar en el flujo de trabajo. Pero si todo esto te suena a chino, quédate que en el post de hoy te contaré qué son los mapas de flujo de valor, cuál es su utilidad y cómo puedes elaborarlos.

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¿Qué son los mapas de flujo de valor?

Los mapas de flujo de valor son herramientas gráficas que sirven para visualizar el flujo de trabajo de una empresa o de un proceso de la empresa. Es decir, unos mapas que muestran todo el proceso por el cuál pasa un producto o servicio, desde que es materia prima (o desde que se diseña el servicio), hasta que llega a manos del consumidor final.

Estos mapas muestran de forma muy clara cómo fluye la información, cómo está definido el proceso, y permiten que las empresas puedan identificar qué puntos son cuellos de botella, cuáles son los tiempos de espera, si hay retrasos o si hay desperdicios.

Esto nos servirá para poder identificar y analizar correctamente cada etapa del proceso y ver todo lo que podemos mejorar para que nuestro proceso de trabajo sea mucho más efectivo y ahorremos recursos.

¿Para qué sirven exactamente los mapas?

Esta herramienta nos aporta muchísimos beneficios como empresa:

• Nos permite identificar desperdicios: con los mapas podemos identificar y visualizar qué desperdicios hay durante el proceso, cuáles son los tiempos de espera, si estamos ejecutando acciones que son innecesarias, o qué procesos necesitan mejoras.

• La mejora de procesos nos ayuda a tener una mayor eficiencia: al ver el flujo de trabajo al completo, los mapas de flujo de valor nos dan nuevas oportunidades de mejorar y reducir tiempos en un ciclo de trabajo. Esto se traslada en una mayor eficiencia operativa, una disminución de los costos y una mejora en la calidad del servicio o produco.

• Alineación de equipos: generar un mapa de flujo de valor hará que se fomente la colaboración entre los distintos equipos de una misma empresa. Si involucramos a los diferentes departamentos que forman parte de todo el proceso, se promoverá una comprensión compartida de todas las etapas y se establecerá una mejor base para que la colaboración entre las partes del proyecto sea exitosa.

• Se toman decisiones basadas en datos: como los mapas se construyen a través de la obtención de datos y hechos reales, podremos tomar decisiones fundamentadas y priorizar mejoras. De esta manera no decidiremos por intuición o por suposiciones, sino teniendo en cuenta todo el historial previo y toda la información de valor que puede aportarnos.

En resumen: un mapa de flujo de valor nos ayudará a moldear todos los procesos internos para lograr construir el “proceso ideal”.

Para conseguirlo será necesario un análisis profundo de todo el flujo de trabajo para detectar qué áreas se tienen que corregir, eliminar o añadir, para que los resultados sean los deseados.

Por ejemplo, en caso de que nuestra empresa se encargue de ofrecer un producto, deberíamos estudiar cómo funciona el sistema de producción, el inventario, los tiempos de “parón”, el transporte… y todos los factores que formen parte del proceso.

Si ya tienes un poco más claro qué es un mapa de flujo de valor y para qué sirve, pasamos ahora a ver cómo elaborar mapas de flujo de valor que sean eficientes.

¿Cómo elaborar los mapas de flujo de valor?

1. Asigna qué equipo será el responsable

Primero de todo tienes qué decidir qué personas del equipo estarán a cargo de elaborar el mapa de flujo de valor. Es indispensable que las personas que forman el equipo sean trabajadores que conozcan de cerca los procesos de la empresa y que, además, tengan conocimientos de cómo elaborar un mapa de flujo de valor. Obviamente no todos tienen que saber cómo se hace, pero alguno de los miembros tendrá que ser la voz cantante encargada de guiar al resto.

2. Establece tiempos

Como en toda tarea, será intersante que determines tiempos para que el equipo tenga claro qué margen tiene para desarrollar el proyecto y presentar el mapa de flujo de valor.

3. Selecciona el proceso

Identifica qué proceso deseas mapear. Puede ser un proceso específico, toda una cadena de producción, o incluso toda la cadena de suministro, en caso de tratarse de un producto. Si hablamos de un servicio, puedes mapear desde la primera interacción con el cliente, hasta el momento de la post-venta (o cualquiera de los procesos que hay entre ellos).

4. Reproduce el mapa actual

Para poder decidir qué quieres optimizar, primero necesitarás tener una imagen muy clara y concisa de qué está pasando actualmente. Para ello, es necesario que dibujes el mapa actual para hacer una observación detallada de cómo es el proceso actual. Documenta cada uno de los pasos que se llevan a cabo, desde la llegada de la materia prima para elaborar un producto, hasta la entrega del producto a cliente (o el servicio final en caso de tratarse de un servicio).

5. Aprende cómo funcionan los símbolos del VSM

Antes de elaborar el mapa tendrás que aprender cuáles son los símbolos que lo conforman. Aquí te los dejo para que puedas empezar a familiarizarte con ellos.

¿Pero qué significa cada uno de estos símbolos?

• Proceso: encima del recuadro tendrás que añadir el nombre de cada uno de los procesos, y en la parte inferior los detalles más importantes a tener en cuenta (ej: número de empleados que participan en el proceso).

• Cliente o proveedor: el iconito de la fábrica significa las fuentes externas (proveedores o clientes involucrados en el proceso).

• Bloque de datos: se ubica debajo de otros íconos que necesitan de datos para poder ser analizados. Por ejemplo, un símbolo como este se puede ubicar debajo del ícono de la fábrica para añadir tiempos o datos de gestión de producto.

• Flecha de empuje: Indica la dirección y el flujo de una etapa a la otra.

• Flecha de traslado: Indica el material que se traslada de un proceso al otro, ya sea mediante transporte para llevarlo a un almacén, o para llegar hasta el cliente final.

• Información transmitida electrónicamente: toda aquella información que se manda mediante medios digitales (softwares, llamadas…)

• Información transmitida manualmente: la información que tiene que pasarse de forma manual (oral o escrita) de persona a persona para que los procesos se ejecuten.

• Personal: el número de trabajadores que forman parte de esta etapa del proceso.

• Inventario: se puede utilizar para representar el inventario almacenado.

• Revisar: se añade para indicar que es necesario revisar de cerca una etapa del flujo.

• Transporte: ingreso de transporte de un producto.

• Línea de tiempo: marca los tiempos del ciclo, de recambio o intermedios entre etapas.

6. Diseña el mapa de flujo de valor

Una vez revisados los símbolos del mapa de flujo de valor, llega el momento de dar forma al diagrama. Por lo general se comienza con el ícono de Proveedor/Cliente, y a partir de ahí se desglosan las diferentes etapas del proceso a analizar.

Aquí un ejemplo de mapa de flujo de valor:

Fuente Hubspot

7. Analiza los procesos del mapa

Una vez has trazado el mapa de flujo de valor, llega el momento de revisar en detalle qué etapas del proceso no funcionan correctamente. Es decir, qué etapas se atascan, cuentan con una sobrecarga de inventario o de trabajo, cuentan con procesos obsoletos… por ejemplo.

Como puedes ver en la imagen inferior, se indica con un icono de “Revisar” la parte del proceso que debe ser revisada con detenimiento.

Fuente Hubspot

8. Rediseña el diagrama

Cuando ya has detectado cuáles son las fallas en el flujo de trabajo, llega el momento de modificar el mapa aplicando los cambios necesarios con la finalidad de optimizar procesos.

Por ejemplo, si un proceso de atención al cliente es muy lento, se puede reducir el tiempo implementando la instalación de chatbots o contratando a más personas.

Todos estos cambios de tiempo se tendrán que ajustar al nuevo diagrama.

9. Implementa el nuevo mapa de flujo de valor

Finalmente, una vez readaptado el diagrama, ya sólo te tocará implementar el nuevo mapa. Una vez aplicado, deberás medir los resultados para ver si está funcionando tal y como pensabas.

¡Y aquí terminan los pasos! Ya tendrías implementado tu nuevo mapa con las optimizaciones implementadas.

En conclusión, los mapas de flujo de valor son una poderosa herramienta que nos ayuda a comprender, analizar y mejorar los procesos en cualquier tipo de organización.

Su utilización nos permite eliminar desperdicios, aumentar la eficiencia y ofrecer productos y servicios de mayor calidad a nuestros clientes.

No importa el tamaño o la industria de la organización, los mapas de flujo de valor son una herramienta imprescindible para alcanzar la excelencia operativa y el éxito a largo plazo.