Ciclo de Deming o PDCA: qué es y cómo puede ayudar a tu negocio

¿Te estás preguntando qué es el PDCA o el Ciclo de Deming? Si has llegado aquí buscando respuestas, no te preocupes porque las tendrás. 

Vamos a ver al detalle en qué consiste esta metodología de gestión que tiene como objetivo principal la mejora constante de procesos. 

Este ciclo, que consta de cuatro pasos principales (Plan, Do, Check y Act) permitirá que tu empresa se adapte al mercado, acelere su productividad y eficacia, y satisfaga las necesidades de tus clientes. 

Pero aunque el concepto te suene muy novedoso, esta metodología lleva aplicándose un siglo entero… 

Pasemos a conocer al detalle cómo funciona y cómo puede contribuir en optimizar todos los procesos de tu negocio. 

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¿Qué es el PDCA o Ciclo de Deming?

Este método de gestión se basa en la idea de mejora continua (por lo que tiene beneficios a corto y largo plazo). Consiste en cuatro etapas que se relacionan entre sí, y que se repiten de forma cíclica para conseguir una mejora continua en todos los procesos de una empresa. 

Esta metodología se desarrolló en la década de 1920, pero adquirió una gran notoriedad a mitades del siglo pasado, cuando William Edwards Deming puso en práctica la lógica de planificar, ejecutar, analizar y corregir un proyecto de gran envergadura: la reconstrucción de la infraestructura industrial japonesa una vez terminada la Segunda Guerra Mundial. Vamos, un proyecto gigantesco que necesitaba de una metodología súper controlada para poder mejorar exitosamente. 

Ahora que ya sabes un poquito más de dónde nace toda esta metodología, pasemos a ver las distintas etapas de las que está formada.

Principales etapas del PDCA o Ciclo de Deming

✅ Plan (Planificar)

En esta primera fase inicial, lo primero que se tiene que hacer es identificar los objetivos que se desean alcanzar. 

¿Cómo se hace esto? 

Pues identificando los problemas a partir del análisis de datos, y formulando estrategias que permitan mejorar. 

Durante la planificación también se tienen que asignar los recursos necesarios y elaborar un plan detallado que permita la implementación de cambios. 

Dentro de esta primera fase, podríamos distinguir varios pasos: 

• Diagnóstico para identificar los problemas existentes y definir las prioridades de lo que hay que mejorar.
• Desglose de metas posibles y realistas.
• Desarrollo de una planificación por escrito para generar un plan de acción con todas las actividades a llevar a cabo. 
• Definición de KPIs (indicadores de rendimiento) 

✅ Do (Hacer)

Una vez hemos diseñado el plan en la fase anterior, el siguiente paso es llevar a cabo toda la implementación. En esta etapa se ejecutan todas las acciones que hemos definido en la etapa previa. 

Es muy importante que todas las acciones se lleven a cabo de la forma estipulada para garantizar unos resultados que sean efectivos. 

Durante la ejecución es muy relevante que intentes recoger datos para poder controlar todo el proceso y medir los resultados. Regístralos para ir viendo la evolución. 

✅ Check (Verificar)

Una vez se han implementado las acciones, el siguiente paso es monitorear para poder evaluar los resultados que estamos obteniendo. Esta es la fase de recopilación y comparación de resultados estimados y reales para ver si los objetivos establecidos se están cumpliendo. 

Este análisis nos permite detectar desviaciones para ver cómo de encaminados estamos. Para medir, es importante contar con parámetros objetivos y cuantitativos que nos permitan verificar realmente la mejora del proceso. 

Todos los fallos o desviaciones que detectemos, se podrán ajustar posteriormente en la siguiente fase. ¡Pasemos a verla!

✅ Act (Actuar)

¿Verdad que en la fase anterior hemos obtenido una serie de resultados? 

Pues llega el momento de usar estos resultados para tomar las medidas necesarias que nos permitan corregir y mejorar el proceso. 

Esto, obviamente, puede implicar ajustes en el plan original y en la toma de decisiones. 

Este es el momento que nos da la posibilidad de solucionar los problemas y rehacer la planificación para llegar a conseguir los objetivos estipulados. 

Aunque los resultados hayan sido positivos, siempre tenemos que tener en cuenta que el mercado es muy dinámico, por lo que es probable que en cada nuevo ciclo de PDCA encontremos nuevas cosas a mejorar o aspectos a tener en cuenta.

¿Cómo puede ayudar el PDCA o el Ciclo de Deming a tu empresa?

Ahora que ya tienes más claro en qué consiste el PDCA, es importante que sepas qué ventajas puede tener para tu empresa:

Mejora de la calidad

Si hay una cosa que está clara es que si nos sometemos a una metodología concreta es para mejorar la calidad de nuestros productos o servicios. Siguiendo esta metodología, tu empresa podrá identificar áreas de mejora, implementar modificaciones y mejorar la efectividad de los procesos. 

Todas estas mejoras van a derivar en una mayor satisfacción del cliente, ya que habrá menos productos o servicios defectuosos y mejorará nuestra reputación. 

Optimización de la eficiencia operativa

Otra de las ventajas del PDCA es la mejora de la eficiencia operativa, ya que conseguimos identificar pasos o procesos innecesarios y por lo tanto podemos eliminarlos de la ecuación. 

Al planificar las acciones de forma más eficiente -monitoreando resultados-, tu empresa podrá optimizar sus operaciones y, al mismo tiempo, terminará reduciendo costes. 

En resumen: la optimización de recursos que todos ansiamos y la mejora continua de la rentabilidad.

Toma de decisiones informada

Esta metodología hará que no te conviertas en una empresa que evoluciona como pollo sin cabeza, ya que proporciona un marco estructurado que facilita la toma de decisiones. 

Al planificar cuidadosamente las acciones y medir resultados, tu empresa podrá tomar decisiones mucho más acertadas. Esto reduce la incertidumbre y el riesgo que puede derivar de la implementación de cambios. 

Mejora continua

Al ser un ciclo que precede a otro ciclo, fomentamos la cultura de la innovación y la mejora continua. Anima a las empresas a experimentar, a aprender de los fallos y a verlos como nuevas oportunidades de mejora. 

Este ciclo permite también que las empresas se adapten más rápidamente a las demandas del mercado por lo que pueden generar productos o servicios que satisfagan las necesidades de los consumidores. 

Aumento del compromiso por parte del equipo

Si implicamos a nuestro equipo en la mejora de los procesos, esta participación va a empoderar a los trabajadores que van a sentirse parte del cambio y de la mejora conseguida. 

Esto no sólo empodera a los empleados, sino que los hace sentirse valorados y parte del éxito del negocio. 

Implicar a todo el equipo es muy interesante porque cada persona puede aportar su experiencia y su conocimiento para detectar nuevas mejoras. 

¿Cuándo es adecuado utilizar el PDCA o Ciclo de Deming?

Este método se puede emplear en cualquier proceso de la empresa. Cuantas más repeticiones del ciclo se hagan, mayor será la ganancia de calidad y más aumentará la ventaja competitiva de la organización. 

El PDCA se puede utilizar tanto para gestión rutinaria de la empresa, estandarizando los procesos del día a día, o para una gestión de mejora, buscando una adaptación continua a las inestabilidades externas (para destacar en el mercado). 

Ejemplo de aplicación del PDCA o Ciclo de Deming

Para que te quede muy claro cómo funciona el PDCA vamos a ver un ejemplo práctico de cómo se podría aplicar. Nos centraremos en una empresa que fabrica y vende productos. 

–Planificar: imagina que nuestra empresa tiene un problema con la calidad de los productos que vende y que están aumentando mucho las quejas por parte de los clientes. En este caso, se genera un equipo de mejora de calidad que analiza los datos e identifica los problemas para desarrollar un plan de acción. 

–Hacer: una vez detectados los problemas y desarrollado el plan de acción, se decide capacitar al personal en técnicas de control de calidad con la intención de mejorar procesos. También se incluyen más revisiones en los procesos de fabricación para asegurar la mejora cualitativa de los productos. 

–Verificar: cuando ya se han implementado los cambios, el equipo monitorea de nuevo la calidad de los productos utilizando los KPIs clave. Se recopilan datos de defectos y quejas y se comparan con los objetivos establecidos en la fase de planificación. 

–Actuar: una vez analizados los resultados de la fase de verificación, el equipo identifica cuáles son las áreas a mejorar y, si es necesario, ajusta el plan de acción. Se implementan medidas de corrección y se realiza un seguimiento de la calidad del producto para garantizar mejores resultados. 

Sectores donde podemos aplicar la metodología PDCA

-Servicios: hospitales, restaurantes, bancos, compañías de seguro…

-Industria manufacturera: para mejorar la eficiencia de la producción, optimizar costes…

-Educación: para mejorar métodos de enseñanza, evaluar y mejorar resultados académicos…

-Tecnología de la información: para mejorar gestión de proyectos o eficiencia operativa…

Como has podido comprobar, el Ciclo Deming o PDCA es una metodología muy poderosa para la mejora continua en las empresas. 

Al proporcionar un marco sistemático para planificar, ejecutar, evaluar y ajustar, permite a las organizaciones mejorar la calidad de su producto o servicio, aumentar la eficiencia o fomentar la innovación. 

Es ideal porque aplica un enfoque iterativo y centrado en el aprendizaje, por lo que se pueden tomar decisiones a partir de datos objetivos y las empresas pueden adaptarse rápidamente a los cambios del mercado para mantener su competitividad a largo plazo. 

El Ciclo de Deming es más que una metodología: es una filosofía de gestión que promueve la excelencia y el éxito empresarial continuo. 

¿Lo has aplicado alguna vez en tu empresa o te animas a implementarlo? Nos encantará leerte en comentarios.