Qué es un forecast de ventas y para qué sirve

¿Sabrías predecir cuánto vas a vender en un año con tu negocio? ¿O en un mes?

Por desgracia, no tenemos una bolita de cristal mágica para ver el futuro (ojalá…o no), pero te traemos la solución.

Quizás puedas saber, de forma orientativa, cuánto vas a facturar durante un año, pero…¿durante un mes? A ciencia cierta, no podemos saber estos números de manera exacta.

Lo que venderás en un futuro es impredecible, ya que entran en juego varios factores. Por este motivo, te explicamos qué es un forecast de ventas -para tener una estimación de lo que podría ser la realidad-, los tipos que existen, cómo crearlo y te ponemos algunos ejemplos para que quede todo claro, clarinete.

¡Empezamos, baby!

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¿Qué es un forecast de ventas? 

First things first, ¿qué es un forecast de ventas?

“Es una estimación de las ventas de un producto o servicio en un periodo de tiempo determinado”.  

Es NECESARIO para saber cómo va a ser el año fiscal de la empresa y para la gestión de los objetivos de ventas a largo plazo. Se trata de un pronóstico de ventas, y se basa en hacer un análisis de datos cuantitativos y, a veces, cualitativos, para anticipar las ventas futuras. 

Requiere el análisis de información de la empresa, datos históricos, datos actuales y otros factores para realizar predicciones sobre la posible futura demanda y el crecimiento de las ventas, el volumen de un producto o servicio, el gasto medio por cliente, la cuota de mercado la competencia, las campañas, las tendencias del mercado, etc. 

Obviamente, se tendrán en cuenta los factores que más interesen y beneficien al negocio.

Pero, ¿para qué sirve realmente un forecast de ventas?

Un forecast de ventas proporciona datos e información valiosa que nos permite conocer los cambios que habrán en la demanda de un producto o servicio, y así poder ajustar mejor la producción y el inventario necesario. 

¿Qué más se puede pedir?

¡Ah! Y gracias a esto, podrás ahorrar en costes, en mano de obras y, bueno, en general, gastos.

Por ello, el forecast de ventas es importantísimo para la planificación de los recursos de una empresa, tanto en la toma de decisiones estratégicas de ésta como en la optimización y mejora de la eficiencia y productividad.

Vaya, resumiendo, con un forecast de ventas podrás:

Ahorrar costes y disminuir problemas financieros.

  Gestionar mejor y con anticipación los recursos, las vulnerabilidades y los posibles riesgos de la empresa.

  Identificar patrones y tendencias de consumo.

  Optimizar la gestión del stock y tener mayor eficiencia operativa.

  Obtener mayor información de clientes potenciales.

  Mejor atención al cliente.

  Tener mejores ciclos de venta.

Diferentes tipos de forecasts de ventas

Antes de elegir el mejor método para tu empresa, deberás tener en cuenta las necesidades de ésta y valorar distintos factores. 

Los principales modelos de forecast de ventas que hay son:

Modelo de forecasting de duración del ciclo de ventas

Es MUY importante tener en cuenta la duración del ciclo de ventas. Es el tiempo que tarda un prospecto en pasar por todas las etapas de ventas, desde la captación de un lead hasta un cliente habitual.

Es decir, si sabes la duración del ciclo de ventas, sales ganando baby, pues lo tendrás en cuenta y el equipo de ventas podrá centrarse 100% en cerrar acuerdos.

Modelo de forecasting de series de tiempo

Se trata de un modelo que se centra únicamente en los datos históricos de ventas para identificar tendencias y variaciones consistentes. Las series de tiempo pueden ser utilizadas para predecir las ventas futuras, en función de las ventas del pasado y aquellos factores que te llevaron al éxito.

Es ideal para empresas con un historial de ventas ya establecido y una contabilidad integrada.

Modelo de forecasting de demanda

Existen diferentes tipos de modelos de forecasting de demanda que se centran en factores internos y externos, como:

• Forecasting de demanda pasiva: se focaliza en analizar datos del pasado para predecir futuras ventas. Tiene en cuenta los factores internos de la empresa y las tendencias estacionales.
• Forecasting de demanda activa: hace uso de datos en tiempo real para predecir futuras ventas. Tiene en cuenta los factores externos como la situación del mercado, el conocimiento de la competencia, etc.

 Modelo de forecasting de regresión

Te ayudará a saber qué actividades de ventas afectan la cantidad de acuerdos que cierras.

La fórmula para el modelo de regresión es “y = a + bx” , donde “y” es la variable dependiente y “x” es la variable independiente. Los valores a y b son la intersección con el eje “y” y la pendiente de la línea de regresión.

Se hace uso de datos históricos y se realiza una regresión para cada actividad. Una vez realizado el modelo de regresión, podrás observar una correlación (o no) entre una actividad específica como «correos electrónicos enviados» y tu número de acuerdos cerrados.

Otros factores que pueden afectar a tus ventas son el número de llamadas saliente y entrantes recibidas, y demostraciones completadas. 

Si lo prefieres, puedes realizar una regresión para cada factor/variables y así saber en qué debes enfocarte más (y no volverte loco/a).

 Modelo de forecasting estacional o de temporada

Como es normal, en cada negocio puede haber cierta estacionalidad en sus ventas (quién no la haya sufrido que tire la primera piedra). Un modelo estacional te podrá ayudar a saber cuántos cambios tienes cada mes en comparación con el promedio anual.

¿Cómo se utiliza? Equiparando el índice estacional, es decir, comparando entre un periodo estacional específico con el periodo estacional promedio, y a su vez, con el ciclo de ventas anual promedio.

¿Cómo crear un forecast de ventas? Paso a paso y ejemplos

Pero vamos por faena, que a eso hemos venido, ¿no? Vamos a explicarte paso a paso cómo crear un forecast de ventas, let’s go!

Nuestro queridísimo Excel tiene una función de PRONOSTICO.ETS (insertar corazón latiendo aquí), que funciona en una línea de tiempo con valores por cada mes del año.

La sintaxis es: 

PRONOSTICO.ETS(fecha_destino, valores, línea de tiempo [estacionalidad], [llenado_datos], [agregación])

Y contiene fecha y destino, valores, escala de tiempo, estacionalidad, llenado de datos y agregación.

¿Cómo puedes utilizar esta función para hacer un forecast de ventas?

1️⃣ Crea una tabla con los datos históricos de ventas mensuales (fecha, ventas, cálculo (forecast)).

2️⃣ Para calcular el forecast, utiliza la función PRONOSTICO.ETS.

Es importante que añadas la fecha objetivo, las ventas y la escala de tiempo de dichos valores.

3️⃣ Haz el cálculo de cada mes, así podrás tener una idea de las ventas del año (que siempre va bien). Además, podrás anticiparte e implementar mejoras y medidas a tiempo.

Cómo mejorar el forecast de ventas

✨ Utiliza datos históricos

Tanto si eres una gran empresa, como si eres una mediana o pequeña, deberás tener datos históricos para poder determinar un forecast de ventas realista. 

Si implementas análisis y métodos de seguimiento de los objetivos establecidos, podrás pronosticar resultados y tomar las decisiones correctas con antelación y precisión.

Los datos históricos serán importantes para lidiar con factores impredecibles que podrían afectar a las ventas del año (spoiler: a nadie le gusta lo impredecible).

✨ Mantén los registros limpios

NO tengas datos incompletos, ya que no podrás tomar buenas decisiones. A diferencia de las ventas e ingresos, para números que no sean muy concretos, como ofertas actuales en proceso, deberás asegurarte de que TODO el equipo   esté en la misma página.

Siempre recomendamos que el equipo tenga formación sobre el uso del CRM y que se hagan reuniones y verificaciones en registros y acuerdos para identificar inconsistencias.

✨ Comienza con un modelo simple

Primero utiliza un modelo cuantitativo para predecir las ventas del año, empieza poco a poco (sin prisa pero sin pausa). Con el tiempo, refina tu modelo e incorpora uno distinto si lo ves necesario.

Implementar un modelo simple, como el modelo de forecasting de regresión, es mejor que utilizar uno que combine la estacionalidad, las series de tiempo y el forecasting de demanda. 

¿Y esto por qué? Te preguntarás. 

Pues simple, cuantas menos variables tengas que controlar, más sencillo será lograr tus objetivos de ventas, explicar cómo éstos se establecieron y obtener la aprobación de los directivos en tu forecast de ventas.

✨ Implementa un plan de acción para tu pipeline de ventas

Como suelen decir, la calidad es más importante que la cantidad. Y esto también se aplica con los leads. En líneas generales, una mayor cantidad de leads, incrementa el número de acuerdos cerrados.

Vamos, que necesitas un plan de acción para generar un mínimo de leads. Deberás tener el mismo nivel de enfoque en tu forecast y generación de leads. Comprende tus tasas de conversión en cada etapa del embudo de ventas y luego planifica.

Consejo de sabios: haz los cálculos al trabajar de forma regresiva a lo largo de tu proceso de ventas.

Las tasas de conversión y los números variarán dependiendo de tu negocio y la velocidad promedio de negociación. Esta información obtenida te permitirá crear un forecast de ventas preciso basado en tasas de conversión.

✨ Utiliza herramientas de forecast

Si incorporas herramientas de forecast, podrás ahorrar mucho tiempo y optimizar la precisión.

Hay softwares que se basan en tu plan de flujo de ventas, combinado con los datos de la oferta actual, para así proporcionar una previsión en la probabilidad de cierre.

✨ Incorpora “qué pasaría si” y datos cualitativos

Como empresa, deberás hacerte preguntas sobre “¿qué pasaría si…?”, que puedan ser respondidas una vez obtenidos los datos. Esto te dará distintas perspectivas de tu negocio, y eso es igual a nuevos conocimientos (un GRAN beneficio para ti).

Las preguntas cualitativas y el seguimiento cuantitativo te ayudarán a comprender mejor tu negocio y tomar mejores decisiones. 

✨ Estacionalidad en el forecast de ventas

Una información cualitativa importante a tener en cuenta es la estacionalidad en las ventas de tu producto o servicio. 

NO puedes seguir un método lineal, ya que perderás precisión debido a la estacionalidad. Por ejemplo, una juguetería tendrá más ventas en Navidad, por lo que se debería considerar aumentar el forecast en el cuarto trimestre, antes de Navidad.

Además, también deberás tener en cuenta los meses que tengan menos días hábiles, como febrero, y hacer adaptaciones. 

✨ Colaboración entre todos los departamentos

Si algo tenemos claro en Oink es que colaborar entre departamentos es IMPRESCINDIBLE para un buen proceso. 

Tendrás un proceso más completo incorporando aportaciones de distintas áreas de la empresa. 

Además, la colaboración entre departamentos añadirá un toque de confianza a tu proceso de forecast, ya que incluirás distintas perspectivas y todos los departamentos serán escuchados.

✨ Incorpora datos externos cuando corresponda

Para tener un pronóstico más preciso, será esencial que añadas factores externos en tu forecast de ventas.

Por ejemplo, algunos factores externos que pueden afectar en tus ventas son campañas, surgimiento de nuevos competidores o tendencias, etc.

Deberás incluir estos factores y situaciones en tu modelo. Puedes utilizar fuentes de datos como Statista para mayor precisión.

✨ Considera las tendencias del mercado y la competencia

Sentimos comunicarte que, no solamente afectan las variables internas a las ventas, también las externas relacionadas con las tendencia del mercado.

En un mundo ideal las variables internas se solucionarían de forma eficaz y no tendríamos que preocuparnos por nada más, pero no es el caso.

Si tiene un producto que su demanda es constante y otro nuevo que aún no se ha popularizado pero su demanda va creciendo, será importante incluirlos como segmentos separados, ya que (obviamente) no tendrán la misma trayectoría.

Otro punto importante es la competencia. Investiga y analiza qué hacen tus competidores para poder tomar decisiones y crear predicciones más precisas. Por ejemplo, si un competidor directo baja sus precios, esto puede afectar directamente a tus conversiones.

✨ Piensa en lo mejor y en lo peor que podría pasar

Por poco que nos guste a todos, tenemos que pensar y tener en cuenta posibles escenarios, tanto malos como buenos. 

¿Y si tu producto lo está petando o, por lo contrario, no consigues las ventas esperadas por X motivo? Debes tener en cuenta posibles contratiempos.

También, será importante examinar las cifras que obtuviste el año pasado. Pregúntate por qué obtuviste buenos resultados o no, para repetir patrones o para que NO vuelva a suceder.

No des por hecho que este año también te irá genial (que esperamos que sí, my friend), pero a veces ocurren eventos impredecibles y los números no son los que esperábamos, o SÍ.

✨ Consulta tus forecasts constantemente

Debes consultar tus forecasts de forma constante para que funcionen como referencia. Son recursos imprescindibles para tomar decisiones comerciales, como por ejemplo la elaboración de presupuestos.

Los necesitas para, como ya hemos dicho 48373 veces, predecir el futuro y las ventas, tener una idea sobre si se están cumpliendo o no los objetivos y expectativas establecidas. Controlar de manera constante tus pronósticos es una buena forma de garantizar que estás cubriendo correctamente todas esas áreas.

NO es una actividad anual, es un proceso continuo que afecta a distintos niveles a tus ventas y ayudan al equipo de ventas a cumplir con el objetivo durante cada trimestre.

Gracias a un proceso guiado por datos, MUCHA comunicación y colaboración, podrás crear un forecast de ventas preciso y optimizar el potencial de tu equipo de ventas. 

Tener un buen modelo de forecast de ventas no solamente será útil, sino fundamental para todas las empresas que quieran tener controlada y planificada la actividad comercial, tener un éxito seguro y un crecimiento a largo plazo.

Este modelo te ayudará a tomar mejores decisiones y ajustar tu plan de ventas para ahorrar en costes y maximizar tus ingresos. 

Aun así, para crear un forecast de ventas efectivo deberás utilizar las herramientas y técnicas adecuadas, y contar con datos de calidad.

¿A qué esperas para alcanzar tus objetivos de ventas y triunfar, baby?