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junio 15, 2022 Irene Garcia Breton

Te voy a poner un escenario que seguro que te resulta demasiado familiar: llegas al curro (o enciendes el ordenador desde tu casa si teletrabajas) abres tu lista de tareas para ese día, esperando ver un puñado de tareas pendientes fáciles de manejar y de completar dentro de tu jornada laboral, pero, a medida que empiezas a hacer scroll down, te enfrentas a tareas tipo “report final entrega” o “enviar logos” o “calendario julio copy”.

 

A ver. A ver miladies. ¿Qué c**** tengo que hacer yo aquí? ¿Soy responsable de alguna de estas tareas? ¿Las tengo que realizar yo? ¿Hablar con alguien para que me las entregue a mi? ¿Quién las está llevando a cabo?

 

Y así pasas una o dos horas revisando proyectos y viendo qué te toca hacer a ti y qué no.

 

¿Sabes por qué?

 

Porque las tareas que tienes en tu lista (nosotros usamos Asana para organizarnos todo el trabajo por proyectos entre el equipo, ¿y tú?) están escritas y estructuradas pésimamente.

 

Por eso hoy te contaré cómo estructuramos en Oink las tareas para que todo el mundo sepa qué tiene que hacer con un simple vistazo y no pierda el tiempo averiguándolo.

 

Una estructura simple que hará que tus tareas (y las de todo el equipo) no se parezcan a jeroglíficos egipcios.

 

¿Y por qué es tan importante escribir tareas bien estructuradas?

 

Pues para poder organizarte mejor tus jornadas laborables y decirle adiós a la procrastinación.

 

Y para tener más paz mental. Que estos días es bastante necesaria, ¿no crees?

 

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Cómo escribir la tarea perfecta

 

¿Cómo tiene que ser la estructura de la tarea ideal?

 

Las tareas imprecisas (las que creamos cuando tenemos prisa o cuando todavía no nos hemos léido este post tan guay que estoy escribiendo), a menudo se componen de varias tareas más pequeñas que, si no se tienen en cuenta, harán desequilibrár tu flujo de trabajo cuando se acerque un deadline.

 

Además, estas tareas imprecisas hacen que pierdas un tiempo valioso revisando qué es exactamente lo que tienes que hacer.

 

Pero, ¡eh! ¡Tengo buenas noticias, my friend!

 

Te voy a explicar una estrategia TOP para escribir tus tareas. Con esta técnica no solo vencerás la procrastinación (que tanto nos gusta, eso es así), sino que conseguirás avanzar tus proyectos (y también lo harán todos los miembros de tu equipo con los que compartas esta estrategia) rápidamente sin dormirte en los laureles o sin irte por los cerros de Úbeda.

 

Las tareas mal escritas sólo te llevarán a subestimar lo que realmente tienes que hacer, cuándo tiene que estar hecho y cuáles son tus prioridades. 

 

¿Nos gustan las tareas mal escritas?

 

No señor. No, no, no.

 

Queremos tareas bien escritas. Queremos well-written tasks (y es que en inglés todo suena mejor).

 

Y es que una tarea bien escrita te ayudará a trabajar de manera más efectiva y eficiente.

 

Porque piensa esto: si no damos a nuestras tareas el contexto requerido, corremos el riesgo de pillarnos los dedos con deadlines imprevistos. 

 

Para conseguir avanzar los proyectos, necesitas perfeccionar tus habilidades de redacción de tareas. 

 

¿Sabes cuántos componentes debe tener una well-written task?

 

4. Cuatro. Four. Quatre. Quattro. Vier. Quatro.

 

Cuatro componentes para crear la mejor tarea posible. ¡Vamos a ellos!

 

Cuatro  componentes para crear la mejor well-written task

 

 

1. ACCIÓN

 

Una tarea debe empezar SIEMPRE con un verbo (acción). SIEMPRE.

 

Pongamos por ejemplo que quieres asignar a Nerea la redacción de uno de los posts del blog de junio. Para que ella sepa de manera inmediata lo que tiene que hacer, empezarás la tarea con “Escribir” (“Escribir blog post sobre galletas saladas…”).

 

Easy peasy, ¿no?

 

Pero hablemos de tareas con varios pasos. Quieres asignar a Nerea no sólo la redacción del post sino también que lo suba en WordPress, que lo publique cuando toque y que lo comparte. 

 

No vale solo con crear una tarea “Post galletas saladas” y hala, que Nerea se busque la vida. No señor. Aquí tienes 2 opciones:

 

  1. Crear una tarea “madre” con subtareas
  2. Tratar cada tarea por separado, sin la tarea “madre”

 

Yo soy fan de las subtareas, la verdad. Así que lo que yo haría sería crear una tarea general “Post galletas saladas” e incluir subtareas:

 

  • Buscar información para el post de galletas saladas
  • Escribir el post de galletas saladas
  • Subir el post de galletas saladas a WordPress
  • Publicar el post de galletas saladas
  • Compartir el post de galletas saladas
  • Analizar KPIs del post de galletas saladas

 

¿Ves que todas ellas empiezan con un verbo de acción?

 

 

2. DETALLES

 

Ahora sabemos qué debemos hacer a grandes rasgos (escribir, enviar, buscar, compartir, subir, descargar, analizar…), pero nos falta información/detalles sobre la tarea.

 

Aquí incluiremos tantos detalles como sea posible para la persona a la que se le ha asignado (o tú mismo) no tenga que estar buscándolos fuera de la aplicación de tareas.

 

Por ejemplo, si Marc tiene que preparar una presentación con la nueva propuesta que le vais a presentar al cliente X, que la tarea sea: “Preprar la presentación en 15 diapositivas de la propuesta de X”.

 

Y en cuanto a los detalles (lo que verá la persona dentro de la tarea), te recomiendo que lo hagas como lo haría un/a periodista al escribir una historia. Es decir, las famosas 5W. 

 

O, al menos, respondiendo las siguientes preguntas:

 

  • ¿Quién? ¿Quién necesita tomar la acción? ¿Quién necesita estar involucrado? ¿Quién necesita estar al loro?
  • ¿Qué? ¿Cuál es el propósito de la tarea? ¿Cuál es la información clave?
  • ¿Por qué? ¿Por qué esta tarea es esencial para sacar adelante el proyecto?
  • ¿Cómo? Especialmente si le está asignando la tarea a otra persona, añade aquí cómo quieres que esa persona lleve a cabo la tarea. No asumas que sabrá qué hacer basándose solamente en el título de la tarea. Proporciona tantos detalles como sea posible.

 

Lo sé, es un rollo máximo dedicar tanto esfuerzo en crear una tarea, pero te juro y perjuro que vale la pena. De esta manera te aseguras que tu tarea se entienda a la primera y que no te estén haciendo preguntas sin parar.

 

Pongamos el ejemplo de Marc y la preparación de la presentaicón. La descripción podría ser algo así como:

 

Ricardo necesita tener la presentación estructurada en 15 diapositivas para poder maquetarla antes del día 15 de junio y enviarla el 17. Esta presentación se enviará a X para presentar la propuesta de distribución del presupuesto en Google Ads durante el Q3 y que la apruebe. Usa la información que pasó Marta en el canal de Slack y el texto que escribió Ruth, que encontrarás en la carpeta XXX del Drive”.

 

Cuanta más info, mejor.

 

 

3. DEADLINES

 

No sé tú, pero yo trabajo mucho mejor bajo presión. Y trabajo mejor si sé cuándo tengo que entregar o tener hecho algo.

 

Por eso, todas las tareas deberían tener una fecha límite. Aunque sea una fecha ficticia que se pueda ir moviendo.

 

Si no usas una app de tareas tipo Asana (lo que me mola esta app no lo sabe nadie… y mira que no tengo comisión cada vez que lo digo, eh, pero es que trabajamos súper bien con Asana) en la que puedes añadir el deadline para que aparezca junto al nombre de la tarea, te recomiendo que lo añadas manualmente.

 

Preprar la presentación en 15 diapositivas de la propuesta de X. (Entrega miércoles 14 junio)”.

 

Ojo cuando establezcas deadlines, deja días para ser un poco flexible. Si el report de la campaña de Black Friday se tiene que enviar a cliente el 30 de Noviembre, no se la asignes a Ramón para el 30. Asígnala para el 27 por si surge algún imprevisto que haya que Ramón no pueda tener listo el report para el 30.

 

También ten en cuenta las subtareas de una tarea madre. Si una presentación tiene que estar lista el 8 de mayo, establece fechas límite de las subtareas pensando en este deadline final.

 

 

4. CONTEXTO

 

Finalmente, para que la tarea sea TOP TOP TOP, proporciona detalles adicionales para que la persona asignada (o tú mismo) sepa priorizarla.

 

¿Cuánto tiempo se tardará en completar la tarea? ¿Qué tipo de trabajo es? ¿Es prioritaria? ¿A qué nivel? ¿En qué proyecto se enmarca?

 

Preprar la presentación en 15 diapositivas de la propuesta de X. (Entrega miércoles 14 junio) [Proyecto: cliente X] [Etiqueta: Redacción] [Etiqueta: 5 horas] [Etiqueta: Prioridad Máxima]”.

 

De esta manera, cuando abras (o cualquier miembro del equipo abra) tu lista de tareas diarias, sabrás cuánto tiempo tendrás que dedicar en preparar la presentación y sabrás que tienes que hacerlo sí o sí lo antes posible porque tiene high priority

 


 

Y listo, calisto. Ya sabes escribir buenas tareas. 

 

Fácil, sencillo y para toda la familia.

 

Solo tienes que acordarte de los 4 componentes: Acción, Detalles, Deadlines, Contexto.

¿Cómo lo hacías tú hasta este momento? ¿Tienes alguna técnica “mágica” para escribir tareas que funcionen y que no dejen lugar a dudas? Cuéntame en los comentarios.

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    2 Comentarios

    1. Yo utilizo con TickTick (tampoco me han pagado nada por decirlo) y en mi trabajo formal usan Intervals (que me parece una aberración visual).

      Para mí lo más importante fue identificar el tiempo que dedico a cada tarea y eso me ha permitido mantener un equilibrio entre mi trabajo y mis proyectos freelance.

      Excelente nota. Añadiré los 4 componentes a mis tareas.

      1. OinkMyGod dice:

        No conocíamos TickTick! Le echaremos un vistazo, gracias!!!

        Y sí, lo de identificar el tiempo que hayq ue dedicar a cada tarea es lo más de lo más!

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