Herramientas de gestión de tiempo que te ayudarán a ser más productivo

¿Te ha pasado esto de tener tanto trabajo por hacer que no sabes ni por dónde empezar? Tranqui, nos ha pasado a todos (y mucho más a menudo de lo que nos gustaría). 

 

O también te sonará eso de ponerte en el ordenador súper convencido de que hoy POR FIN vas a ser productivo, pero al cabo de un rato ya estás haciendo scroll en Instagram como si no hubiera mañana. We’ve been there. Esto te pasa (entre otras cosas) porque no usas adecuadamente herramientas de gestión del tiempo. 

 

 

 

Por suerte para ti, el arte de la productividad es algo que se puede aprender y entrenar. 

No hay excusas que valgan, si quieres ser más productivo y eliminar distracciones, puedes hacerlo. Eso sí, puede que necesites un empujón, así que a continuación van una serie de tips y consejos para mejorar tu productividad. Además, no te puedes perder toda la lista de herramientas de gestión del tiempo que traemos: programas, extensiones y apps para gestión del tiempo que seguro que te harán la vida mucho más fácil.

 

Desde gestión del tiempo a la eliminación de distracciones, pasando por la curación de contenidos, la automatización o la gestión  de proyectos, ¡aquí hay de todo! Sigue leyendo para encontrar esa (o esas) app que necesitabas pero aún no conocías.

 

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¿Cómo ser más productivo? Tips y consejos

 

Si has llegado hasta aquí, es porque has decidido emprender un viaje hacia la productividad. Antes de enseñarte las mejores apps para gestión del tiempo, déjame que te dé 12 tips y consejos sobre cómo ser más productivo. (Échale captura o guárdalo para tenerlo siempre a mano).

 

 

1. Organízate el día siguiente

 

La organización es clave si quieres ser una persona productiva. Una recomendación que te damos es que antes de acabar tu jornada laboral, te organices para el día siguiente. De esa forma, el día siguiente, cuando llegues a la ofi (o cuando te pongas en la mesa o el sofá si haces teletrabajo) ya tendrás claro qué tienes que hacer, y podrás ponerte manos a la obra.

 

 

¡Y no te estreses por acabar todo lo que te has planteado! A veces surgen imprevistos y, además, la jornada laboral tiene las horas que tiene.

 

Para organizarte las tareas, te recomiendo que utilices Asana, una plataforma con la que podrás gestionar proyectos y tener la información clave sobre lo que hay que hacer y su nivel de urgencia. Más adelante te explico un poco más sobre esa maravilla 😉

 

 

2. Establece prioridades

 

Muy bien, tienes súper claro lo que tienes que hacer hoy, y no hay ninguna duda. Pero para ser los reyes y reinas de la productividad, hace falta ir más allá y ser capaces de priorizar tareas. Siempre va a haber alguna que corra más prisa, o que sea más importante. Por lo tanto, debes aprender a priorizar aquellas tareas que son más IMPORTANTES, y dejar las otras para más tarde. Las prioritarias también, pero no te centres siempre en terminar las urgentes porque dejarás de lado las importantes.

 

Sin embargo, al final eso será sólo una guía, y habrá alguna ocasión en la que no sigas a rajatabla esto (por ejemplo, si te sientes atascado en alguna tarea y no hay manera de avanzar).

 

 

3. Divide tu jornada laboral en bloques

 

Se le llama Time Blocking, y es la técnica que necesitas en tu vida si quieres ser más productivo.

 

Piensa en el Time Blocking como si fuera el horario del cole o del instituto. ¿Verdad que tenías unas horas diferenciadas para cada asignatura? Pues es lo mismo, pero aplicado al trabajo.

 

Se trata de planificar el día reservando unos bloques de tiempo para unas tareas concretas. Gracias a esta técnica, podrás concentrarte mucho más en una tarea, sin que se solapen unas con otras.

 

Google Calendar te ayudará en eso, luego te lo explico mejor.

 

 

4. Divide las tareas

 

A priori, un proyecto puede parecer muy vasto y difícil de desarrollar. Sin embargo, dividir este proyecto en tareas más pequeñas te ayudará muchísimo.

 

Y es que, cuando vayas realizando estas pequeñas tareas, verás que el proyecto no era tan difícil de llevar a cabo, y te será muy fácil ir viendo los resultados.

 

 

5. Elimina distracciones

 

¿Te ves a menudo abriendo Instagram o Twitter aunque deberías estar trabajando? ¿No sabes cómo, pero siempre acabas navegando por internet y visitando páginas que nada tienen que ver con lo que estás haciendo?

 

Todo lo anterior son síntomas de que te distraes fácilmente. En una época en la que el móvil es una extensión más de nuestro cuerpo, y las redes sociales acaparan nuestras vidas, es totalmente normal que te distraigas fácilmente. Eso sí, no te ayuda nada a hacer tu trabajo.

 

Por eso, será esencial eliminar las distracciones, es decir, evitar aquellos estímulos que hacer que tu atención derive hacia otras cosas, cuando deberías estar trabajando.

 

Dejar el móvil en otra habitación (si es que tu trabajo te lo permite), bloquear webs durante un tiempo determinado y tener apagados los dispositivos electrónicos como la TV serán pasos esenciales para combatir estas distracciones. Aún así, en el próximo apartado te daré ejemplos de extensiones y apps que te ayudarán a evitar estos estímulos.

 

 

6. Dedica cada día un rato a tu tarea más importante

 

Si hay alguna tarea que es MUY importante pero te apetece entre 0 y nada hacerla, debes buscar una solución.

 

Algo que puedes hacer es dedicar un rato cada día a hacer esta tarea, y sólo esta tarea. Es decir, coge media hora o una hora cada día, y dedícala a hacer esto.

 

Para motivarte a hacerla, puedes plantearte un pequeño “premio”. Cuando hayas acabado de trabajar en esta tarea por el día, puedes tomarte un café, comer un poco de chocolate o salir a dar un pequeño paseo. ¡Aquello que más ilusión te haga!

 

Ya verás que de esa manera te será un poco más fácil trabajar en ello.

 

 

7. Enfócate en los resultados, no en la manera de lograrlos

 

A veces hay la creencia falsa de que dedicar más horas a un proyecto se traduce en obtener mejores resultados. 

 

Lo más importante, sin embargo, es trabajar para obtener buenos resultados. No te centres tanto en la manera de lograr estos resultados, sino en lograrlos. Si dicen que todos los caminos llevan a Roma, pues igualmente hay muchos caminos que llevan a buenos resultados.

 

 

8. Márcate objetivos diarios, semanales y mensuales

 

Para mejorar tu productividad, es importante marcarte objetivos, que te motivarán a trabajar para conseguirlos. Aún así, como consejo, puedes diferenciar entre varios tipos de objetivos.

 

Los objetivos diarios te ayudarán a que cumplas con lo que te propongas para ese día, es decir, son muy a corto plazo. Los objetivos semanales te darán una visión más a corto-medio plazo, mientras que los objetivos mensuales te permitirán determinar qué quieres ver a medio y largo plazo.

 

 

9. Céntrate en el presente

 

Te entiendo, tienes tantas cosas por hacer, que quieres hacerlas todas al mismo momento. Pero si has estado leyendo los consejos de antes, verás que es muy importante ser capaz de focalizarse en una tarea. Es decir, céntrate en el presente, en aquello que tienes entre manos, porque ya tendrás tiempo de preocuparte por lo demás.

 

Aplica el Mindfulness a tu trabajo. ¿Cómo? Pues estando muy atento a lo que haces, sin hacer multitasking. Ya verás que esto te ayudará a obtener mejores resultados, ya que habrás puesto toda tu atención en una tarea, sin que nada intervenga.

 

 

10. No cargues tú con todo el trabajo

 

Quieres hacerlo todo, y quieres hacerlo bien. Es normal, pero a veces esto significa ir muy sobrecargado de trabajo. Es por eso que debes hacer un esfuerzo para subcontratar y delegar responsabilidades y tareas en otras personas.

 

Eso sí, asegúrate de que estas personas entienden tu visión del negocio y de que trabajáis al unísono. A partir de ahí, el resto vendrá rodando.

 

 

11. Ten un espacio ordenado

 

A veces lo que nos desmotiva o nos quita la productividad es el entorno. Asegúrate de que trabajas en un espacio ordenado, con el que te sientas motivado.

 

No dejes que se amontonen papeles en tu escritorio, rodéate de plantas si así crees que mejorará tu estado de ánimo, ponte música de fondo si lo necesitas, enciende velas (con cuidado)… ¡Lo que quieras! Pero asegúrate de que tu espacio te ayuda a ser más productivo.

 

 

12. Cuídate

 

Es muy importante que no te saltes ninguna comida, ya que te ayudarán a tener energía para el día a día. Bebe mucha agua y haz descansos de vez en cuando, para relajar la mente.

 

¡No olvides dormir tus 8 horas! Un buen hábito a la hora de dormir te ayudará a tener mucha más energía. Y si puedes incorporar un poco de deporte en tu rutina diaria (ni que sea caminar un rato cada día), mejor que mejor.

 

 

Herramientas de gestión del tiempo y sus características para vencer la procrastinación

 

¡Vamos al lío! ¿Necesitas saber herramientas de gestión del tiempo y sus características principales para mejorar tu productividad? Pues ahí van varias herramientas, que para mí son la crème de la crème del mundo de la productividad.

 

 

• Herramientas de gestión del tiempo

 

Las herramientas de gestión del tiempo que verás a continuación te ayudarán un montón a gestionar el tiempo que dedicas a tus tareas y ganarás en productividad.

 

 

Google Calendar

 

Te he hablado antes del Time Blocking, y de cómo Google Calendar te ayuda a concentrarte en las tareas que quieres.

 

Es la herramienta ideal para dividir tu jornada en diferentes bloques (los podrás diferenciar visualmente si eso te ayuda), y para no olvidar las diferentes reuniones que puedas tener, ya que se sincroniza con tu agenda de Gmail.

 

 

Doodle

 

Doodle es la herramienta para gestión del tiempo que necesitas para organizar reuniones. Se trata de un calendario online, con el que puedes crear eventos y reuniones, y saber la disponibilidad de otras personas para asistir.

 

Esto te ayudará a gestionar reuniones de manera sencilla y encontrar aquel hueco en el que hay más disponibilidad para llevarlas a cabo.

 

 

Toggl

 

Toggl es otra herramienta de gestión del tiempo que te ayuda a saber cuánto tiempo le dedicas a un proyecto determinado o a una tarea concreta.

 

Su funcionamiento es muy fácil: se trata de darle a “play” y “stop” (vaya, como si fuera un cronómetro). Cuando das al “play”, asignas una tarea, y la aplicación contabiliza el tiempo que le dedicas hasta que le das al “stop”. Fácil, ¿verdad?

 

 

 

Pomodoro Tomato Timer

 

Seguro que te suena la técnica Pomodoro, ya que se ha hecho bastante viral en redes sociales. Se trata de mejorar el tiempo que dedicamos a una actividad, usando un temporizador para dividir el tiempo en intervalos fijos.

 

Tomato Timer es una de las herramientas para gestión del tiempo que te ayuda a aplicar la técnica Pomodoro en tu día a día, con 25 minutos de actividad y 5 o 10 minutos de descanso entre intervalos.

 

 

Sesame Time

 

Sesame es una app de control horario, con la que puedes gestionar el tiempo de trabajo de los trabajadores.

 

La app permite registrar el fichaje de entrada y salida de los trabajadores, saber desde dónde están trabajando o incluso crear informes que te ayudarán a detectar posibles mejoras en la gestión del tiempo.

 

 

 

Harvest

 

Harvest es una herramienta ideal para lo que denominamos el time-tracking (es decir, ver qué tiempo se dedica a cada proyecto y de qué forma). Su uso sencillo e intuitivo hace que sea una de las apps más usadas.

 

Incluso puedes determinar el coste que supone para ti cada proyecto, en relación al tiempo dedicado y otros gastos.

 

 

• Herramientas de gestión de proyectos

 

¿Tu proyecto tiene muchas fases y subtareas? ¿O tienes muchos proyectos? ¿O tienes muchas tareas a delegar? Sea lo que sea, además de la lista de herramientas para gestión del tiempo, también queremos dejarte con varias herramientas que te ayudarán en la gestión concreta de tus proyectos.

 

 

Asana

 

Te he hablado antes de ella, pero Asana es la herramienta perfecta para organizar el trabajo de los equipos y determinar aspectos muy importantes, como la prioridad de tareas o las fechas de entrega.

 

Su interfaz es muy visual, cosa que ayuda a que su uso sea muy intuitivo y sencillo. Además, puedes delegar tareas, indicando qué persona o personas deben hacer esa tarea concreta.

 

En Oink es la que usamos a diario y no podemos estar más contentos. Palabrita.

 

 

Slack

 

Slack es sinónimo de trabajo en equipo (no literalmente, pero lo que imagino yo). Y es que con esta app se hace muy fácil comunicarse con el resto del equipo.

 

Esta herramienta permite crear diferentes canales para diferentes proyectos, compartir archivos, e incluso hacer llamadas. Es una muy buena opción sobre todo si teletrabajas.

 

Otro MUST en nuestro día a día.

 

 

Trello

 

Tu productividad subirá como la espuma si usas Trello. Esta herramienta permite crear tableros compartidos con tus compañeros de trabajo. Eso ayuda a gestionar proyectos y a fomentar el trabajo colaborativo del equipo.

 

Su uso es muy intuitivo y se hace muy fácil trabajar con esta herramienta. ¡Di adiós a la procrastinación!

 

 

KanbanFlow

 

Al ser humano le gustan las cosas visuales y simples. Y KanbanFlow te da las dos cosas, ayudándote a mejorar tu productividad y la de tu equipo. 

 

Puedes dividir tus tareas en función de su estado (en progreso, acabadas, por empezar…). ¡Incluso puedes aplicar la técnica Pomodoro! ¿Cómo se hace esto? Pues con un cronómetro que incluye esta herramienta. ¡Si es que es ideal!

 

 

 

Todoist

 

Si eres de los que con una lista ya se organiza, esta herramienta (que es una web, app y extensión al mismo tiempo) es ideal para ti.

 

Organiza todas tus tareas en un solo sitio, con sus fechas de entrega y su nivel de prioridad. La productividad nunca ha sido tan fácil, gracias a Todoist. ¿Quién diría que dejar de procrastinar era tan fácil como descargarse esta app?

 

 

Evernote

 

Evernote te ofrece todo lo que necesitas en un solo lugar. Desde la planificación de proyectos hasta la toma de notas, está todo ahí.

 

Con Evernote puedes organizar toda la información sobre tus proyectos, añadiendo fotos, archivos y listas de tareas pendientes. Además, tiene una función de búsqueda con la que encontrarás todo lo que necesitas rápidamente.

 

 

 

Noysi

 

Noysi es un software para empresas que ofrece varias funcionalidades que te serán realmente útiles.

 

Ofrece mensajería segura, para que nada salga de la empresa. Además, permite la administración y gestión de tareas, y permite hacer videoconferencias. Es la herramienta perfecta para mejorar la comunicación en la empresa y gestionar mejor las tareas y proyectos.

 

 

• Herramientas de automatización

 

Puede que nunca te lo hayas planteado, pero necesitas en tu vida una herramienta de automatización, que te ayude a establecer flujos de trabajo y a ahorrar tiempo.

 

 

Zapier

 

Con Zapier, puedes conectar varias apps y automatizar los flujos de trabajo en tu empresa. Ellos mismos se denominan como “la automatización fácil para personas ocupadas”, y creemos que cumplen muy bien con lo que prometen.

 

Hay una lista infinita de apps que pueden conectarse, como por ejemplo Gmail, Slack, Google Calendar, Twitter… Una vez las tienes conectadas, puedes mover información entre ellas de manera automática. Si es que te hace la vida más fácil.

 

 

 

IFTTT

 

IFTTT (If This, Then That), es una maravilla de aplicación, y la necesitas YA en tu vida. Te permite conectar muchas apps y dispositivos (como Amazon Alexa o Google Assistant), creando mini-aplicaciones, las Applets.

 

Las Applets son mini-aplicaciones que puedes crear, a partir de esas apps que has conectado. Eso es esencial para poder realizar actividades, como por ejemplo crear un evento en tu calendario del móvil a partir de Alexa.

 

 

• Herramientas de curación de contenidos

 

Ya sabes que el proceso de curación de contenidos (búsqueda, recopilación y selección  de información relevante) puede ser algo tedioso. Es por eso que las siguientes herramientas te ayudarán enormemente en esta tarea.

 

 

Feedly

 

Feedly es un agregador de noticias, con el que puedes seguir tus blogs/webs favoritos y estar al día de lo que publican. En lugar de estar buscando toda la información web a web, tendrás en un solo sitio todo lo que necesitas.

 

Una opción muy interesante es la de crear alertas, para que Feedly te avise cuando aparezcan unas keywords concretas en tu feed. ¡Nosotros no podríamos vivir sin esta herramienta!

 

Un MUST como una catedral.

 

 

 

Pocket

 

Pocket es una web y una app que te será enormemente útil. ¿Sabes cuando estás navegando por internet y ves algo que quieres guardar? ¿Y lo que sueles hacer es una captura o ni eso? Pues Pocket está aquí para ayudarte.

 

Con esta herramienta, puedes guardar contenidos de cualquier fuente para verlos más tarde, incluso si no tienes conexión. Se acabó lo de la galería llena de capturas que nunca vas a leer, gracias a Pocke t;)

 

¿Lo adivinas? Otro MUST.

 

 

• Herramientas para evitar distracciones

 

Nuestro día a día está cargado de distracciones que son un enorme peligro para el desarrollo de nuestro trabajo. Si buscas aplicaciones o herramientas para eliminar distracciones, ¡sigue leyendo!

 

Selfcontrol

 

Con Selfcontrol, dirás adiós a las distracciones en un pim pam. Te permite bloquear el acceso a las webs que consideras distrayentes, o lo que quieras.

 

Al usar esta app, debes seleccionar un período de tiempo y añadir webs a tu lista negra. Cuando empiece el tiempo, no podrás acceder a esas webs, ¡ni siquiera desinstalando la app! (Usar con precaución).

 

 

WasteNoTime

 

Se trata de una extensión de Google Chrome que permite bloquear tu acceso a aquellas webs que te hacen procrastinar.

 

Incluso te ofrecen informes con datos muy interesantes sobre el tiempo que pasas en internet y en diferentes webs. Muchos nos sorprenderíamos si viéramos estos datos.

 

 

Forest

 

Forest es una extensión de Google Chrome y una app que es estéticamente muy bonita, y su idea base es muy motivadora.

 

Cada vez que quieras concentrarte y evitar distracciones, pones las webs que quieres evitar en tu lista negra, y plantas un árbol. Si te concentras bien, el árbol va creciendo. En cambio, si coges el móvil o visitas alguna web de tu lista negra, el árbol muere. ¿Vas a ser capaz de crear un jardín lleno de árboles y plantas?

 

 

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Ahora es tu turno, es momento de que tú des el paso, y pruebes qué herramientas se adaptan mejor a ti. Al final, es cuestión de ir probando.

 

Pruéba todas estas herramientas de gestión del tiempo (o las que te gusten más) y coméntanos si has notado un incremento de tu productividad. Y si tienes cualquier otra recomendación, estaremos encantados de probar nuevas herramientas.

 

Ciao!