Gestionar proyectos en una agencia creativa puede convertirse fácilmente en un ejercicio de equilibrismo constante: muchas tareas abiertas, prioridades que cambian a diario, clientes con expectativas altas y un equipo que necesita claridad para avanzar.
Entre timelines ajustados (y taaaan ajustados), imprevistos a última hora y múltiples herramientas que no siempre se entienden entre sí, mantener el orden no es opcional: es vital para sobrevivir.
Entre deadlines imposibles, entregas de última hora, revisiones infinitas y equipos híbridos (o totalmente remotos), necesitas algo más que buena voluntad y un par de Excel compartidos: necesitas una herramienta que haga TODO.
Y sí, ClickUp es esa herramienta.
En este artículo te voy a contar cómo optimizar la gestión de proyectos con ClickUp para que tu equipo no se vuelva loco, tus procesos fluyan como la margarina en tostada recién hecha y tus clientes estén (casi siempre) contentos.
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¿Qué es ClickUp y por qué deberías usarlo en tu agencia?
ClickUp es THE BEST OF THE BEST.
Y dicho esto.
ClickUp es una plataforma de gestión de proyectos todo-en-uno. Si Asana, Trello, Monday.com y Notion tuvieran un hijo genéticamente modificado para ser más fuerte, rápido y multitarea, se llamaría ClickUp.
(sorry Asana, antes te amaba con todo el alma, pero nos pasamos a ClickUp y mi corazón decidió olvidarte)
Combina tareas, documentos, calendarios, automatizaciones, time tracking y una interfaz bastante sexy en una sola herramienta.
Es como si todas las apps que usas para gestionar proyectos se fusionaran para ahorrarte tiempo, clics y (lo más importante) estrés. Puedes usarla para:
- Planificar campañas
- Controlar tareas del equipo
- Colaborar con clientes
- Documentar procesos
- Gestionar tiempos y presupuestos
- Controlar el tiempo dedicado por tarea y por proyecto
- Revisar periódicamente la eficiencia de cada proyecto para detectar puntos de mejora
- Ver la carga de trabajo de cada miembro del equipo en tiempo real
- Centralizar la comunicación
- Establecer flujos de trabajo repetibles
- Y sí, también para organizar la lista de la compra de la ofi (true story)
Sus funcionalidades más potentes incluyen:
- Múltiples vistas: lista, tablero, Gantt, calendario, carga de trabajo…
- Time tracking nativo
- Automatizaciones tipo Zapier (pero más integradas)
- Documentos colaborativos y wikis
- Comentarios y chats en cada tarea
- Integraciones con Google Drive, Slack, Figma, Hubspot, etc.
- Dashboards personalizables para seguimiento de KPIs
Las mejores funcionalidades de ClickUp para agencias creativas
Cuando hablamos de agencias, hablamos de caos creativo, timelines ajustados, y muchas veces, demasiados canales de comunicación abiertos al mismo tiempo.
Por eso, aquí es donde ClickUp empieza realmente a brillar.
No es solo una herramienta bonita (que lo es, para qué engañarnos): es un sistema completo que, bien utilizado, puede transformar la forma en la que trabajas y mejorar notablemente la productividad de tu equipo.
✨ Vistas personalizables
Cada persona trabaja diferente. Hay quien ama los tableros tipo Kanban y quien necesita una timeline para vivir en paz.
En ClickUp puedes alternar entre vistas sin perder información. Ideal para cuando el cliente te pide “un timeline con colores bonitos” y tú ya tenías todo en formato lista.
Además, estas vistas se pueden filtrar y guardar como favoritos, lo que facilita el acceso a la información más relevante en cada fase del proyecto.
✨ Plantillas para TODO
Desde planes de contenidos hasta onboardings de nuevos empleados o campañas de Black Friday. Puedes usar plantillas prediseñadas (que ya vienen con ClickUp) o crearlas tú desde cero.
Esto te ahorra una burrada de tiempo y permite estandarizar procesos (ay Dios, cómo adoro estandarizar procesos). Y si eres un poco friki del orden como yo (hola TOC), te van a encantar.
También puedes compartir estas plantillas con otros espacios o duplicarlas para clientes nuevos. Es una de las funcionalidades que más nos ayuda a escalar sin perder calidad.
✨ Automatizaciones sin necesidad de programar
“Si una tarea cambia a ‘En revisión’, avisa a Laura por Slack y asigna la siguiente a Dani“. Todo esto lo puedes hacer con automatizaciones internas sin usar Zapier ni molestar a tu equipo de IT. Y si combinas ClickUp con Make… magia pura.
Puedes crear automatizaciones según condiciones como cambios de estado, actualizaciones de campos personalizados o comentarios nuevos. Esto te permite ahorrar un porrón de horas en gestión manual.
✨ Time tracking (para dejar de regalar horas)
Puedes registrar el tiempo directamente desde cada tarea, asignar presupuestos por proyecto y analizar el tiempo invertido por persona o equipo. Esto es especialmente útil si cobras por horas o si necesitas controlar la rentabilidad de cada cuenta.
Spoiler: LO NECESITAS.
Y sí, también puedes exportar reportes para compartir con clientes o hacer seguimiento interno. Si tienes un equipo de freelancers o colaboradores externos, esta función te dará muchísima visibilidad.
✨ Documentación centralizada
Docs colaborativos, wikis, protocolos internos, manuales para clientes… Todo en un solo lugar, accesible por tarea o carpeta. Y con control de versiones, comentarios y todo lo que necesitas para trabajar en equipo sin volverte loco.
Puedes vincular los docs a tareas concretas, lo que permite tener siempre la información de soporte a mano. Además, los docs pueden tener roles de lectura/escritura diferenciados por usuario o equipo.
✨ Vista de carga de trabajo (Workload)
No más desequilibrios de tareas. Puedes ver quién está hasta arriba y quién tiene huecos. Ideal para redistribuir el trabajo y evitar el burnout del equipo (y los memes pasivo-agresivos en Slack, y no miro a nadie).
Y si usas la vista “Team”, también puedes ver rendimiento por persona, lo que te ayuda a tomar decisiones basadas en datos reales (y no solo intuición).
Cómo estructurar tu ClickUp como una agencia de marketing
Antes de lanzarte a crear listas y tareas como si no hubiera un mañana, define bien la estructura. ClickUp se organiza así:
Espacios (Spaces) > Carpetas (Folders) > Listas (Lists) > Tareas (Tasks)
Una buena estructura te ahorra dolores de cabeza más adelante. Aquí un ejemplo:
- Espacio: Clientes
- Carpeta: Cliente X
- Lista: Campañas de Ads
- Lista: Reuniones y seguimiento
- Lista: Creatividades
- Carpeta: Cliente X
Otro espacio útil podría ser Interno, con carpetas para gestión de equipo, contenido propio, procesos, etc.
Y si tu agencia trabaja por squads o áreas, puedes crear espacios por equipo: Estrategia, Creatividad, Performance, etc.
Otra estructura sería la que seguimos en Oink, ya que vamos por sprints:
- Espacio: Cliente X
- Lista: Sprint
- Lista: Backlog
- Lista: Reuniones
Paso a paso para sacarle el máximo partido a ClickUp
ClickUp tiene tantas funcionalidades que es fácil perderse si no tienes una hoja de ruta clara. Por eso he creado este apartado, para que puedas estructurar bien tu implementación desde cero patatero. Y no solo para que lo tengas todo bien organizado, sino que además logres ahorrar tiempo (yas!), reducir errores (yas yas!) y escalar procesos sin duplicar esfuerzos (yaaaaasss!).
Venga, veamos cómo convertir ClickUp en una herramienta realmente estratégica para tu agencia.
1️⃣ Define tu estructura general
Ten claro qué espacios vas a necesitar y cómo vas a dividir tus proyectos. Cuanto más clara sea la jerarquía, menos caos luego.
2️⃣ Crea tus plantillas base
Reuniones recurrentes, briefings de cliente, lanzamientos, campañas, onboardings… Si lo repites más de dos veces, conviértelo en plantilla.
Y no te olvides de actualizar las plantillas cada cierto tiempo. ClickUp te permite versionar plantillas y así mejorar con cada iteración.
3️⃣ Usa etiquetas y prioridades
Crea etiquetas por tipo de contenido, cliente o fase del proyecto. Y aprovecha el sistema de prioridades para organizar mejor las tareas urgentes (aunque sepamos que para el cliente, TODO es urgente).
Y ojo, que las etiquetas también te permiten hacer búsquedas más rápidas y filtrar por campañas, servicios o responsables.
4️⃣ Activa automatizaciones
Empieza por las más básicas: asignación automática, cambios de estado, recordatorios. Luego puedes complicarlo a medida que el equipo se familiarice.
También puedes crear automatizaciones condicionales por cliente o tipo de servicio. Por ejemplo, que las campañas de redes sociales incluyan siempre una checklist básica (para todas, la misma).
5️⃣ Forma a tu equipo
Haz una sesión de onboarding interna. Asegúrate de que todos usen ClickUp de la misma forma.
Recuerda: consistencia = eficiencia.
Incluye esta formación en tu onboarding estándar para nuevas incorporaciones ya que, cuanto antes dominen esta herramienta, antes se integrarán en los flujos del equipo.
Ventajas y desventajas de ClickUp respecto a otras herramientas
Ventajas
✅ Todo en uno
ClickUp reúne tareas, calendario, documentos, comunicación, gestión de carga y más en una sola plataforma. Esto evita la fragmentación entre múltiples herramientas como Trello, Slack, Notion o Google Sheets. Cuanto menos saltas de una app a otra, más eficiente es tu día a día.
✅ Personalización infinita
Desde flujos de trabajo automatizados hasta campos personalizados, plantillas y vistas modificables, ClickUp se adapta a ti y no al revés. Puedes crear tu propio sistema, tan simple o complejo como necesites, sin perder escalabilidad.
✅ Plan gratuito bastante completo
A diferencia de otras herramientas, ClickUp ofrece en su versión gratuita características que normalmente son de pago en otras plataformas. Para agencias pequeñas o en fase de crecimiento, es un salvavidas.
✅ Integraciones potentes
ClickUp se conecta con más de 1.000 herramientas, incluyendo Google Drive, Slack, Figma, Zoom y Zapier. Esto facilita automatizar flujos sin duplicar esfuerzos ni reinventar la rueda.
✅ Comunidad activa y soporte excelente
Tienen foros, grupos, webinars semanales y soporte rápido por chat. Además, su roadmap es público y muchas de las mejoras surgen directamente de los comentarios de los usuarios. En serio, esto mola ¡MUCHO!
✅ Escalabilidad sin necesidad de cambiar de plataforma
ClickUp funciona igual de bien para equipos de 5 como para empresas de 500. Esto significa que puedes crecer sin tener que migrar procesos a otras herramientas conforme tu equipo se expanda.
Desventajas
❌ Puede abrumar al principio
Tantas funciones, vistas y opciones pueden ser contraproducentes si no se hace una implementación progresiva. Es importante no intentar usarlo todo desde el primer día.
❌ Si no lo configuras bien, se vuelve un caos
ClickUp es potente, pero si no defines bien los espacios, listas, flujos y automatizaciones, puedes acabar con un sistema desordenado que nadie quiere usar. Requiere planificación.
❌ Algunas funciones avanzadas solo en planes de pago
Funciones como el time tracking nativo avanzado, dashboards personalizados o la carga de trabajo detallada están limitadas al plan de pago. Si necesitas estas funcionalidades, tendrás que hacer una inversión.
❌ Requiere tiempo de adaptación y formación inicial
No basta con crear un usuario y empezar a usarlo. Para sacarle partido de verdad, hay que formar al equipo y dedicarle unas horas a configurar y entender la herramienta. Es una inversión inicial que luego se traduce en eficiencia.
Opiniones reales de otros gestores de proyectos
“Nos ha permitido centralizar todo el trabajo en un solo lugar. Todo el equipo está alineado y sabemos en qué punto estamos con cada cliente.” — Oscar – Project Manager
“Al principio fue un poco overwhelming, pero tras dos semanas y una buena sesión de onboarding, se convirtió en nuestra herramienta favorita. El time tracking y las automatizaciones nos salvan la vida.” — Dani – Account Manger
“ClickUp nos ha ayudado a tener procesos más claros. Antes usábamos Asana y Drive a la vez, y era un caos. Ahora todo está en un solo sitio.” — Laura – Account Manager
Consejos finales para no morir en el intento
▶️ Empieza simple
No intentes usar todo desde el día uno. Empieza con lo básico (listas, tareas y fechas) y ve añadiendo funciones conforme te acostumbres.
▶️ Documenta procesos dentro de ClickUp
Crea wikis internos, manuales, FAQs por cliente… Ahorrarás tiempo y evitarás que te pregunten 15 veces lo mismo.
▶️ Mide y ajusta
Usa los reportes para detectar tareas que consumen demasiado tiempo, identificar cuellos de botella y optimizar recursos. Porque lo que no se mide, no se mejora.
▶️ Pide feedback a tu equipo
No todo se ve desde el rol de project manager. Escucha cómo lo usan diseñadores, redactores, cuentas… Ellos tienen ideas para mejorar flujos que quizás no habías considerado.
▶️ Revisa mensualmente la configuración
Dedica una sesión al mes a revisar si las automatizaciones siguen teniendo sentido, si hay vistas duplicadas o si puedes optimizar plantillas. Pequeños cambios que ahorran grandes tiempos.
Bonus track: Cómo usamos ClickUp en Oink my God
En Oink usamos ClickUp para TODO. Gestión de clientes, campañas internas, contenido, formación, métricas… Incluso lo usamos para planificar nuestras reuniones de equipo y organizar la estrategia de contenidos de LinkedIn.
Tenemos automatizaciones que asignan tareas según el tipo de proyecto, recordatorios para deadlines importantes y dashboards que nos muestran el estado de cada cuenta.
Lo usamos también para nuestras sesiones de brainstorming, ideación de nuevas líneas de negocio (como unos cursos que estamos preparando muuuuy molones), seguimiento de presupuestos trimestrales y roadmap de nuevos servicios. Incluso nuestras evaluaciones de desempeño se organizan dentro de ClickUp.
¿La clave?
Tenerlo todo bien configuradito desde el principio. Porque ClickUp no es magia, amigui. Pero si lo usas bien, se le parece bastante.
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Sí, quiero probar gratis ClickUp a ver si me convence
Spoiler: no te vas a arrepentir.
Y si necesitas ayuda para configurarlo o adaptarlo a tu agencia, en Oink te echamos un cable. Que para eso somos fans de los procesos (y de ClickUp).
¡Escríbenos y te ayudamos!
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