Como crear un webinar y no morir en el intento: consejos y paso a paso

El 2020 ha sido un año lleno de descubrimientos en redes sociales, aprendizajes continuos propios, llenos de gifs, tik toks, pinches de cocina… entre muchas otras cosas que han dejado flipando a más de uno.

Las empresas se han visto obligadas a recurrir al dicho de “adaptarse o morir” potenciando así sus recursos online para no dejar de comunicarse con sus usuarios, seguidores y clientes. ¡Y aquí empieza el show!

Este año pandémico ha dado lugar a la creación de los primeros premios mundiales de la digitalización y la vitalidad. Aún no son muy conocidos, pero de bien seguro oirás hablar de ellos dentro de muy poco.

A lo que íbamos. En este artículo aprenderás a crear y desarrollar de forma sencilla y en términos generales una ponencia online, o dicho de otra forma un webinar.

Crear un webinar es “fácil”, hacer uno que impacte es cosa de profesionales

Así pues, el ganador de los premios confinados 2020 ha sido para… ¡EL SEÑOR WEBINAR!

¡Nota importante! Los “famosos” webinars (porque ahora ya podemos decir que son la estrella de la noche) que tanto nos han gustado y, al mismo tiempo, nos han aburrido sin necesidad de asistir a ellos por la cantidad de solicitudes e invitaciones que recibíamos, hay de toda clase.

¡Sí! Por mucho que la nomenclatura sea la misma, la clasificación que hacemos de ellos puede ser muy diferente.

Hay distintas clases según el objetivo de los mismos, estos son:

• Con fines comerciales. ¡Vamos a vender infoproductos, un servicio que está en auge!

• Para realizar una reunión. Tranquilos trabajadores de una empresa, ahora no hace falta que os mováis demasiado, solo tendréis que entrar en el enlace y ya estaréis dentro.

• Como Ponencia/Masterclass, pero ahora de forma online. Sí. Estamos hablando de las ponencias de toda la vida, las que tratan un tema donde, una vez finalizada, se puede entrar en debate o preguntar sobre el tema que se ha hablado.

Una vez mostradas las tipologías de webinars que existen hasta el momento, vamos a especificar tips y consejos a tener en cuenta para poder realizar un webinar de éxito.

Tips y consejos para crear uno o más webinars y no morir en el intento

• Asignar objetivos

Piensa bien lo que quieres transmitir o lo que quieres conseguir. Escribe, borra, vuelve a escribir, vuelve a borrar… Piensa quién es tu oyente, sus gustos, qué producto o servicio vendes, charla para concienciar, etc. Si tienes la idea clara, ¿a qué estás esperando? ¡Escríbela! Es tu momento, ¡re-créate!

• Los ponentes

¿Cuántas personas hablarán? Por lógica, como mínimo una persona debe estar en frente la cámara. Es muy importante saber quién estará explicando y desarrollando la temática a exponer, por este motivo es imprescindible saber claramente quién hablará. No a cualquier persona se le da bien hablar. Escoge o busca el mejor o los mejores ponentes para cada ocasión.

• El mediador

Parece una tontería pero un buen mediador le puede dar un giro de 360º a la ponencia. A veces damos por hecho que cualquier persona puede introducir o finalizar una charla, y realmente no es así. Dependiendo del objetivo inicial puede que interesa una persona chistosa, más seria, humorista, formal, informal… ¡Todo dependerá del motivo del webinar!

• La plataforma de retransmisión

Durante el 2020 se han potenciado herramientas que ya se utilizaban anteriormente o han aparecido de nuevas, como por ejemplo Google Meet, Zoom, Skype, Microsoft Teams, Vímeo Studio, etc.

¡También tenemos que tener en cuenta las redes sociales! El famoso Youtube es una buena herramienta para llegar a un público muy amplio, pero la novedosa competencia llamada Twitch está creando furor también. Allá tú con la herramienta que te parezca más cómoda o que estés más familiarizado.

• Programas para facilitar el directo si sóis más de 2 personas

Cuando hablamos de crear un directo existen herramientas sencillas de unión entre la reunión/ponencia en sí con la plataforma en la que se quiera retransmitir, tal y como anteriormente hemos comentado. Un empujón a esto es Stream Yard, una herramienta muy sencilla y práctica de utilizar para enlazar con la red social que uno quiera.

• El webinar ¿gratuito o de pago?

¿A quién va dirigido? Dependiendo del público, y también del objetivo de la supuesta campaña, podría ser interesante que el webinar sea de forma gratuita o de pago. Quién sabe si ofrecer un webinar gratuito puede llamar la atención para posteriormente vender un producto o servicio.

• Cantidad y secuencia

Seguro que si tienes redes sociales como Instagram, Facebook o LinkedIn, habrás visto webinars gratuitos ¡a montones! Esto es una estrategia muy potente de marketing, pero… Puede que ahora mismo las redes estén saturadas de tanto webinar. Uno te lleva a otro, y a otro, y a otro. ¡Estrategia! Crea tu mejor estrategia para conseguir los objetivos iniciales. Nadie dijo que fuese fácil.

• La duración

Sabemos que tienes mucho que contar a tus seguidores, pero ten en cuenta que no eres la única marca que propone webinars “molones y rompedores”. Así que por favor, ten presente que el tiempo de tu público “es oro puro”. Por lo tanto sería muy inteligente por tu parte el hecho de elegir un formato “digerible” (¿25 a 35 minutos?) para que la audiencia tenga ganas de volver a apuntarse al siguiente webinar.

• Grabación previa

Existen webinars previamente grabados y que, básicamente, se van repitiendo a través de Social Ads para conseguir más público, en el caso que se quiera comercializar un producto o servicio con una estrategia expansiva. Trabajas pocos días para crear una serie de webinars para vender y listo. Parece fácil, ¿no? Pues se necesita tener muy claro el camino a seguir para que lluevan resultados.

• Emisión en directo, ¡qué mola más!

¡Di sí al directo! La esencia de los webinars es la puesta en escena, como quien actúa en una obra de teatro y que el público pueda preguntar, debatir y sugerir. Se debe tener en cuenta que en un streaming no hay marcha atrás. Una vez empieza no se puede volver a repetir, por lo tanto recomendamos tener un guión adecuado para la ocasión.

• Coordinación técnica

¡Importante!  Detrás de las pantallas existe el factor técnico, no se debe olvidar. Para que toda la experiencia de crear y desarrollar un webinar funcione a la perfección, un/a buen/a técnico/a debes tener a disposición. Es una figura primordial que revisa el streaming y que, en caso de que ocurra algún problema, está para solucionarlo.

Guía ejemplo para crear un webinar

Una vez que tengas en cuenta los factores anteriores, mostramos esta guía a través de un ejemplo de una empresa fictícia que quiere dar a conocer el lanzamiento de su nueva línea de productos farmacéuticos.

• Objetivo del webinar. El objetivo principal es convocar una ponencia destinada a sus clientes actuales y a posibles nuevos clientes para vender el producto en cuestión.

• Público objetivo. El target de esta campaña son distribuidores farmacéuticos y médicos de España.

• Número aproximado de asistentes virtuales: 500 espectadores.

• Número de ponentes: 2 personas. La directora comercial y la gerente de la empresa.

• Número de webinars: 1 solo webinar en directo.

• Moderador/a: 1 moderador formal con habilidades comunicativas y periodísticas.

• Plataforma para retransmitir en directo: a través de una landing page de la propia empresa, con un servidor potente para soportar 500 personas visualizando el directo.

• Plataforma para facilitar la entrada y salida de los ponentes: StreamYard de pago para poder realizar una parte más corporativa dentro del streaming.

Una vez conocido el punto de partida en el cual nos encontramos, empezamos con la guía, paso a paso para crear un webinar con éxito a través de 3 fases: pre-webinar, webinar y post-webinar. ¡Allá vamos!

PRE-WEBINAR

1. Determinación del día y la hora del webinar

Teniendo en cuenta el objetivo, el target, los ponentes y la zona geográfica, es momento de escoger una fecha y una hora estratégica para tener máximas visualizaciones e interacciones.

2. ¡Creación al poder!

Dentro de la parte más corporativa de la empresa se necesita una creatividad para el evento en cuestión. Gracias al público objetivo detallado con anterioridad se creará de una forma u otra.

3. Correo por aquí, correo por allá

¡Hora de la creación de e-mails! Es muy importante comunicar el evento, con sus respectivas características y su confirmación. A veces es necesario complementar esta acción con una llamada personalizada. Al fin y al cabo el objetivo que hemos marcado inicialmente es vender el producto, y si lo tenemos que hacer que sea de la mejor forma posible, ¿no crees?

La recomendación es que crees una buena secuencia de emails automáticos (autoresonders) para no tener que estar enviando newsletters sin parar.

4. Papel y lápiz (u ordenador) para crear un guión de la ponencia

Como comentábamos anteriormente, con la opción de crear un webinar en directo no hay marcha atrás. Por este motivo, casi casi es de obligación crear un guión de la ponencia, con sus entradas, salidas y proyecciones. Imaginate ser un compositor, antes tendrás que escribir y reescribir la canción, ¿verdad? En el caso de cualquier ponencia sea online o física funciona exactamente igual.

5. Coordinación entre los ponentes, moderador y equipo técnico

La cooperación de equipo es esencial para que cualquier acción funcione a la perfección. Así pues, las personas que estarán dando la cara (nunca mejor dicho) deberán saber las funciones básicas del programa que se utiliza y también tener claro el guión estipulado.

Tener a una persona responsable del servicio técnico durante el streaming es una de las mejores opciones porque, tanto los ponentes como el moderador, pueden estar pendientes exclusivamente de la charla y despreocuparse de cualquier aspecto más técnico.

6. Prueba test

En un evento siempre pueden surgir imprevistos, los cuales algunos de ellos pueden surgir sin previo aviso. Realizar una prueba junto a los componentes del webinar es necesario para evitar o reducir el riesgo de imprevistos.

WEBINAR

1. Llegó el día más esperado

¡Sí, el día ya está aquí! Es recomendable revisar la conexión antes del directo, a poder ser unas horas antes por el simple motivo de tener margen de maniobra por la aparición de algún imprevisto. También, tener una óptima conexión a Internet es esencial, por este motivo es recomendable tener una conexión a través de cable ethernet.

2. Entradas y salidas de ponentes

Por muy formal que sea un webinar, se debe intentar no ser monótono dentro de lo que se pueda, por supuesto. En el caso de que haya más de un ponente (como el ejemplo de la guía), es recomendable realizar una presentación y, a medida que transcurre el relato, que vayan entrando los ponentes, presentándolos, de la misma forma como si fuera una ponencia presencial. Así se crea un ambiente más dinámico.

3. Proyecciones

No queremos ser estáticos, no queremos que los oyentes se duerman y, por supuesto, queremos que entiendan lo que se les está explicando. Una de las soluciones es la proyección del producto mediante presentaciones. Otra opción más elaborada es la proyección de productos (en todo caso físicos) a través de realidad aumentada. En este ejemplo sería una muy buena opción, teniendo en cuenta el presupuesto y el formato del producto.

4. Chat en directo

Dependiendo de los objetivos de la ponencia será necesario o no un chat, sea público (todas las personas que estén dentro de la sala lo pueden visualizar y comentar) o privado (sólo los ponentes pueden visualizar las preguntas que los oyentes les proporciona). Siempre es de agradecer poder tener feedback directo con los oyentes y así poder responder posibles preguntas al momento.

POST-WEBINAR

1. ¡Seguimos en contacto!

No creías que una vez finalizado el webinar nos podemos olvidar de nuestros clientes, ¿no?

¡Eso sí que no!

El webinar solo es el comienzo de la entrañable historia que se crea entre la empresa y el cliente. ¡No dejes de fidelizar a cada uno de los asistentes al evento! Reúne e interpreta los datos que han generado gracias a su interacción con los diferentes soportes digitales y tradicionales de la marca para generar comunicaciones 100% personalizadas.

La conclusión a la que llegamos después de leer con detenimiento los once puntos listados, es muy simple: la realización de un webinar no es una tarea compleja pero sí que requiere altas dosis de disciplina en el ámbito de la gestión, así como de un sentido estratégico y creativo muy necesario para diferenciarse del resto de miles y miles de webinars.

¡Ah! Otro aspecto que queremos destacar a modo de conclusión es que todo lo que has leído en este artículo no servirá absolutamente de nada si no dispones de un equipo lleno de soft skills, habilidades definidas por atributos personales que muchos profesionales aún “pasan por alto”.

Estamos hablando de contar con personas que tengan desarrollada la escucha activa, que sean puntuales, agradecidos, que sepan trabajar en equipo, que se adapten, que sean curiosos y a las que les guste la co-creación.

Sin todo esto sentimos deciros que, aunque pongas todo el empeño del mundo, no vas a llegar muy lejos. Es así.

¿Has realizado ya algún webinar? ¿Qué estrategia has seguido pre-web-post? Déjame un comentario aquí debajo que estaré encantada de leerte.